엑셀 원본 데이터와 보고서(필터링) 파일 관리하기

엑셀에서 필터 사용 시 필연적으로 정렬을 같이 사용하게 됩니다. 보통 필터링 후 정렬하게 됩니다.

 

 

그림은 지금까지 해온 예제입니다. 전라지역으로 필터링한 후 금액을 내림차순으로 정렬한 것이죠. 그런데 엑셀 정렬 편에서 언급한 바 있지만 최초 위의 표가 고유값으로 정렬되어 있지 않았다면 정렬 후 원본으로 돌아가고 싶어도 돌아갈 수 없게 됩니다. 이해가 되지 않는다면 엑셀 정렬시 고유번호 만들기를 봐주세요

2024.01.29 - [강좌 및 설정/엑셀 기초] - 엑셀 정렬시 고유번호 만들기

엑셀 정렬시 고유번호 만들기

 

다행히 위 표의 원본은 주문번호가 고유값이었고 주문번호 내림차순으로 정렬되어 있었기 때문에 원본으로 돌아가기 위해서는 필터를 해지한 후에 다시 주문번호 내림차순으로 정렬하면 원래의 상태로 돌아갈 수 있습니다.

 

하지만 만약 이렇게 필터링한 후 이 파일을 저장하고 다른 분에게  "다 팔아 전체 주문내역입니다."라고 보내주게 되면 이때부터 문제의 소지가 생깁니다. 파일을 받은 사람이 무심코 이 파일을 열어 보게 되면 "어! 전라지역에서만 물건이 팔렸네"라고 생각할 수 있게 되는 것이죠. 물론 엑셀을 아는 사람이라면 "필터를 적용하고 금액으로 정렬했구나"라고 생각할 수 있지만 이 사람이 전체를 보기 위해서는 또 필터를 해제해야 되는 문제가 남습니다. 그리고 필터사용을 모르는 분이라면 그것도 할 수 없습니다.

 

 

 

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그런 이유로 나만 보는 파일이 아니라면,

위 표와 같이 데이터를 입력해 놓은 원본 데이터는 항상 원본 상태로 유지하고 다른 파일을 만들거나 시트를 추가한 후에 필터링한 데이터를 복사하여 관리하는 것이 중요합니다.

 

가령 직장 상사가 "서울지역의 사무용품 판매현황 알려줘"라고 했는데 위 파일을 그대로 보여주게 되면 "네가 해!"라고 하는 것과 다름없겠죠. 필터링하고 정렬한 후 인쇄하거나 파일을 보내줘야 됩니다.

 

필터링과 정렬은 지금까지와 동일한 방법으로 합니다.

 

서울지역 사무용품 필터링 결과

 

1. 표의 아무 셀이나 클릭하여 선택한 후 데이터 탭 > 필터
2. 지역 오른쪽 하단 역삼각형 클릭 후 서울만 선택
3. 분류 오른쪽 하단 역삼각형 클릭 후 사무용품만 선택
4. 금액 내림차순 정렬합니다.

결과 위의 그림처럼 나옵니다.

 

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1) 신규파일로 관리하기

필터링 결과 복사

1. 표 안의 아무 셀을 클릭하여 선택합니다.
2. ctrl+a로 전체 선택한 후 ctrl+c로 복사합니다.
   
   

   

   새 문서 만들기

3. 파일 탭 > 새 통합문서를 클릭해서 새 문서를 엽니다.
   
   

   

   열 너비를 유지한 체로 붙여넣기

4. 붙여넣기 할 적당한 위치의 셀(B2)에 오른쪽 마우스 클릭 > 선택하여 붙여넣기 > 열 너비 유지 버튼을 클릭합니다.
   
   

   

   필터링 결과 붙여넣기

5. 필터링된 표가 생성되었습니다. 파일>다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
   - 파일명은 원하시는 걸로 작성하시면 됩니다. 위의 경우라면 "서울지역 사무용품 내역" 정도가 좋겠네요

이렇게 신규 파일을 만들었으니 원본파일을 저장하지 않는 편이 좋습니다.

 

닫기 버튼을 클릭한 후 저장 안 함 버튼을 클릭합니다.

저장을 하게 되면 원본이 틀어져 버리기 때문에 다른 사람이 보면 오려 헷갈리게 되겠죠

이제 새로 만든 서울지역 사무용품 내역.xlsx 파일을 보내주면 됩니다.

 

 

 

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2) 새 시트로 관리하기

필터링 결과 복사

 

1. 표 안의 아무 셀을 클릭하여 선택합니다.
2. ctrl+a로 전체 선택한 후 ctrl+c로 복사합니다.
   
   

   

   새 시트 만들기

3. 좌측 하단 + 아이콘을 클릭하여 새 시트를 추가 > 서울지역 사무용품으로 시트이름을 변경합니다.
   
   

   

   열 너비를 유지한 체로 붙여넣기

4. 붙여넣기 할 적당한 위치의 셀(B2)에 오른쪽 마우스 클릭 > 선택하여 붙여넣기 > 열 너비 유지 버튼을 클릭합니다.
5. 필터링된 표가 생성되었습니다.
   
   

   

   원본 파일 되돌리기

6. 주문내역 시트로 돌아와 위 그림의 순서로 클릭하여 원본상태로 돌아옵니다.
   ❶ 주문 내역으로 돌아 오기 ❷ 필터 해제하기 ❸ 주문번호 클릭하여 정렬기준 선택하기 ❹ 주문번호 내림차순으로 정렬하기
7. 마지막으로 파일을 저장합니다.

 

 

장황하게 설명했지만 원리는 간단합니다. 단순하게 

 

1. 데이터 형식의 표인 경우 만일을 대비해서 항상 원본을 유지한다.
2. 필터링한 보고서 형태의 데이터는 새 파일이나 새 시트로 관리한다.

이것밖에 없습니다. 사실 이 경우에는 새 파일로 만들어서 보내는 편이 좋을 것 같네요. 만약 원본 파일을 수정해야 된다면 내가 가지고 있는 파일과 상사에게 보낸 파일을 모두 수정해야 될 테니까요.

 

엑셀 필터.xlsx

0.01MB

 

 

 

 

엑셀 원본 파일과 필터링 파일을 구분하여 관리하기