이미 만들어진 표(데이터)에서 특정 항목의 합계라던지 평균, 개수등을 알아내기 위해서는 함수를 사용하면 됩니다. 하지만 많은 함수의 사용법을 알아야 하며 작성하는 시간 역시 꽤 걸릴 수밖에 없습니다. 피벗테이블은 이렇게 통계를 추출해 내야 할 경우 단순하게 몇 번의 클릭만으로 원하는 결과를 찾을 수 있습니다.
일단 일반적인 표를 한번 보겠습니다.
표라고 하면 여러 형태가 있지만 가장 보편적인 것은 행과 열을 기준으로 값이 들어가진 형태입니다.
그림과 같은 형태입니다. 가장 좌측에는 항목이 있고요 상단 열의 의미에 따라서 각 칸에 내용이 채워지는 형태입니다. 기준은 행과 열이 되고 각 칸은 값이 되고 있습니다.
피벗테이블의 의미 먼저 보자면 테이블은 위와 같은 표를 말하고 피벗은 회전을 의미하죠. 회전한 표라고 생각할 수 있습니다. 예전에 피벗모니터가 한때 유행한 적 있는데 혹시 알고 계신가요? 가로방향 모니터를 세로로 회전할 수 있도록 만든 모니터였습니다. 저도 엄청 갖고 싶었는데 꾹 참고 지나갔던 생각이 나네요
그래서 피벗테이블이란 단순하게는 열과 행을 바꾸어서 새로운 표로 만드는 것을 의미합니다. 즉 일단 기준이 되는 표가 먼저 존재해야 한다는 것이죠 아무것도 없는 것을 회전시킬 수는 없으니까요.
그런데 엑셀에서 피벗테이블은 단순하게 회전시키는 것만은 아닙니다. 행과 열을 내가 원하는 형태로 새로 구성하고 값으로 합계, 평균, 개수 등을 통계화하여 이미 만들어진 표에서 결과를 알아내기 위해 사용합니다.
그럼 위 표로 주문일별 제품분류에 따른 판매 수량 합계를 피벗테이블로 만들어 보겠습니다.
그림처럼 범위 선택 후 삽입> 피벗테이블 아이콘을 클릭합니다. 피벗테이블 글을 클릭했다면 테이블/범위에서를 클릭합니다.(동일한 방법입니다.)
- 표 또는 범위의 피벗 테이블 대화상자가 나옵니다. 기존 워크시트를 클릭합니다.
→ 위치란에 커서가 깜박입니다. - 만들 피벗테이블의 위치(I2)를 선택합니다.
- 아래 확인 버튼을 클릭합니다.
그림처럼 피벗 테이블 필드가 우측에 나타납니다.
상단에는 우리가 선택한 표의 머리글이 있습니다. 하단 4칸으로 구분된 영역이 중요합니다.
가운데 빨간색 점을 중심으로 생각하면 간단합니다. 새로 만들 표의 열은 우측 상단에 위치하게 됩니다.
같은 방법으로 행은 우측하단으로, 값은 좌측 하단으로 위치하게 됩니다.
피벗 테이블 목록(상단 영역에서) 원하는 항목을 드래그해서 열로, 행으로, 값으로 만들면 되는 것이죠.
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현재 작성하고 싶은 표는 주문일별 제품분류에 따른 판매 수량 합계입니다.
주문일과 제품분류를 각각 열과 행으로 그리고 판매 수량을 값에 해당하는 영역으로 드래그 이동합니다.
- 상단 피벗테이블 목록에서 주문일을 행 영역으로 드래그합니다.
→ 날짜의 경우 날짜의 범위에 따라 자동으로 년, 분기, 개월, 일등으로 몇 가지 항목이 자동으로 생깁니다. - 제품분류를 열 영역으로 드래그합니다.
- 최종 수량을 값 영역으로 드래그합니다.
결과
주문일별 제품분류별 판매개수 합계표가 간단하게 완성되었습니다. 총합계를 볼 수 있으며 연도별로 어떤 제품이 몇 개가 판매되는지 한눈에 확인할 수 있는 표가 작성된 것입니다.
만약 함수를 사용해서 만든다면 sumif 함수와 sum 함수를 사용해야 할 것이고 중복값 제거를 통해 고유 데이터를 찾는 등의 여러 가지 작업을 했어야 합니다. 하지만 피벗테이블은 몇 번의 클릭과 몇 번의 드래그로 끝낸 것이죠.
이렇게 피벗테이블이 간단하게 사용할 수 있음에도 함수로 작성을 포기할 수 없는 이유는 있습니다.
가령 G3셀의 값을 10으로 변경해 보겠습니다. G13셀은 2015년 전자제품에 팔린 수량입니다.
변경이 됐으니 피벗테이블에도 변경이 되면 좋겠습니다만 변화가 없습니다. 물론 해결 방법은 있습니다.
- 피벗테이블 안에 아무 셀이나 클릭한 후 오른쪽 마우스를 한 번 더 클릭합니다.
- 새로고침을 클릭합니다.
결과
원본에 값이 잘 반영되었습니다.
만약 피벗테이블이 아니라 복잡하더라도 함수로 위의 표를 만들었었다면 대상이었던 원래의 데이터의 값이 변하면 새로 만든 표 역시 자동으로 값이 변하게 되었을 것입니다.
하지만 피벗테이블의 경우는 새로고침을 하기 전까지는 변하지 않습니다. 즉 피벗테이블의 결과가 정확한지를 장담할 수 없다는 문제가 있습니다. "뭐, 새로고침 하면 되지"라고 생각할 수 있습니다. 그건 피벗테이블을 사용할 수 있는 사람에게만 적용되는 얘기입니다.
그래서 피봇테이블은 원본데이터가 모두 완성된 후 보고서 형태의 결론을 표로 만들 때 주로 사용하게 됩니다.
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